Asiakirjajulkisuuskuvaus

ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUKSEN SISÄLTÖ JA TARKOITUS

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Janakkalan kunnalle. 

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista sekä tietoryhmistä. 

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999). Pääosin Janakkalan kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. 

ASIAREKISTERI JA PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTELMÄ 

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. 

HAKUPERUSTEET 

Kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla: 

  • asiakirjan tai asian nimi 
  • diaarinumero (asianumero) 
  • kiinteistötunnus 
  • henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä) 
  • henkilötunnus 
  • asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset 
  • tehtävän mukaiseen prosessiin kirjatut asiat
  • asian vireillepanija 
  • päätöksentekijä 
  • valmistelija 
  • päivämäärä

TIETOPYYNNÖN TOIMITTAMINEN

Janakkalan kunnalle osoitetun tietopyynnön voi toimittaa Janakkalan kunnan kirjaamoon osoiteella  kirjaamo@janakkala.fi. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja ohjaa sen oikealle taholle. Tietopyynnön voi lähettää myös salattuna sähköpostina osoitteella: https://turvaposti.hameenlinna.fi.

TIETOVARANNOT

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa.

Tietosuojaselosteista ilmenee

  • henkilötietojen käyttötarkoitus
  • rekisteristä vastaava viranhaltija yhteystietoineen
  • rekisterin sisältämät tiedot
  • tietojen käyttö
  • säännönmukaiset tietolähteet
  • tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät
  • mihin tietoja voidaan luovuttaa

TIETOPALVELU JA TIETOJEN LUOVUTUS

Janakkalan kunnan verkkosivuilla ja eri asiointi- ja palvelutoiminnoissa toteutetaan kunnan antamaa tietopalvelua eri tavoin. Alla keskeisiä palveluja ja linkit niiden omille verkkosivuille.

LISÄTIETOJA

Janakkalan kunnan kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja kunnan eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista. Kirjaamo vastaanottaa Janakkalan kunnalle osoitetut asiakirjat, sähköiset viestit, palautteet ja aloitteet.  Vireille tulevat asiat ja niihin liittyvät asiakirjat kirjataan kirjaamoissa sähköiseen asianhallintajärjestelmään. Tietoja asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä voi tiedustella kirjaamosta. 

Palvelutoimisto Lyylistä annetaan yleisneuvontaa ja opastusta Janakkalan kunnan palveluista p. 03 6801 225.