Janakkalan esityslistat ja pöytäkirjat ovat verkossa suositusten mukaisesti tehokkaan tiedottamisen ajan

Hämeen Sanomien (11.6.) julkaisema artikkeli on aiheuttanut kovasti keskustelua kunnan tavasta julkaista esityslistoja ja pöytäkirjoja. Kuntaliitto toteaa jälkikäteen Janakkalan kunnan toimivan aivan oikein, lakien ja asetusten mukaisesti.

Kyse on yksinomaan yksityishenkilöitä koskevan tietosuojan turvaamisesta. Toukokuussa voimaan tullut tietosuoja-asetus velvoittaa huolehtimaan entistäkin paremmin henkilöitä koskevista tiedoista tietoverkossa. Janakkala toimii kaikkien niiden lakien ja asetusten mukaan, jotka säätelevät esityslistojen ja pöytäkirjojen nähtävillä oloa tietoverkossa huomioiden salassapito ja tietosuoja-asetus.

Lakien, säännösten ja suositusten mukaan kunnan tulee pitää julkiset pöytäkirjat tietoverkossa vähintään tehokkaan tiedottamisen ajan (muutoksenhakuaika) ja ne on poistettava viimeistään vuoden kuluttua julkaisusta. Tältä väliltä kunta saa itse päättää kuinka kauan pöytäkirjoja pidetään tietoverkossa. Janakkala noudattaa kuntaliiton 1 kk suositusta.

Tietosuojavaltuutettu on jo vuosia sitten esittänyt, että esityslistat ja pöytäkirjat ovat tietoverkossa maksimissaan kolme kuukautta huomioiden mm. julkisuuslain salassapitomääräykset ja henkilötietolain sekä EU:n tietosuoja-asetuksen määräykset.

Lisäksi Kuntalain kommentaariteoksessa Harjula-Prättälä s.277 todetaan että ”esityslistoja ja niiden liitteitä ei voi kuitenkaan viedä verkkoon sellaisenaan. Salassa pidettäviä tietoja ei saa viedä kaikkien nähtäville, ja henkilötietojen käsittelyssä on muutenkin otettava huomioon henkilötietolain yksityisyyden suojaa koskevat vaatimukset hyvästä tiedonhallintatavasta.”  Tietoverkkoa ei voida pitää sähköisenä arkistona ja tästä näkökulmasta pöytäkirjat ja esityslistat olisi pitänyt jo aiemmin poistaa tietoverkosta.

Mutta viimeistään nyt EU:n tietosuoja-asetuksen voimaan tultua esityslistojen ja pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Janakkalan kunnassa käytössä oleva ohjelmisto ei tue yksittäisten nimien tai lauseiden poistoa pöytäkirjasta tai esityslistasta, joten jouduimme tekemään tiettyjä ratkaisuja, kuten vanhojen listojen ( 3 kk vanhemmat) joukkopoistaminen.

Janakkalassa otetaan syyskauden aikana käyttöön uusi ohjelmisto, joka helpottaa tilannetta ja mahdollistaa esityslistojen ja pöytäkirjan sisältämien henkilötietojen poistamisen tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Ida Sulinin terveiset:

Esiinnyin Hämeen Sanomien Janakkala-uutisessa (11.6.). Sitaattini ovat teknisesti kirjattu oikein, mutta juttu oli sen verran lyhyt, että kunnan toiminnasta ei annettu kokonaista kuvaa. Alla uutiseen liittyen Kuntaliiton ohjeistus, josta myös keskustelin ko. toimittajan kanssa perjantaina ja josta selviää, että viestintävelvollisuutta voi hoitaa monella tavalla.

Terveisin, Ida Sulin, johtava lakimies, Kuntaliitto

Kuntalain 129 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat julkaistaan verkossa päätösten tiedoksiantoa varten. Muiden kunnan viranomaisten pöytäkirjat julkaistaan verkossa tarvittaessa, eli jos päätös pitää saada lainvoimaiseksi. Kunnan tulee huolehtia yksityisyyden suojasta verkkojulkaisemisessa ja pöytäkirjojen henkilötiedot poistetaan valitusajan päättyessä. Kunnalla on tämän lisäksi kuntalain 29 §:n mukainen viestintävelvollisuus, jonka mukaan kunnan tulee tiedottaa toiminnastaan, palveluistaan, taloudestaan jne. sekä suoraan verkossa tiedottaa käsittelyyn tulossa olevista asioista. Viestintätyössäkin huolehditaan yksityisyyden suojasta. Viestintä- ja tiedottamisvelvollisuuteen liittyen pöytäkirjoja voidaan pitää verkossa pitempään kuin valitusajan, mutta pääsääntöisesti editoituina niin, että henkilötiedot poistetaan. Viestintävelvollisuutta voidaan myös täyttää muulla tavalla, eikä laki velvoita pöytäkirjojen pitempiin julkaisuaikoihin.